Construyendo equipos de trabajo para potenciar los procesos de implementación de la gestión de los activos según ISO 55001:2014

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Los entornos de crisis económicas, la alta competitividad de los mercados y la búsqueda constante de rentabilidad y sostenibilidad en las organizaciones forman parte de ese conjunto variables de alto impacto que deben ser gestionada  para lograr resultados óptimos, por lo que a partir de estos se han nuevos retos organizacionales y se ha producido la necesidad  de romper algunos paradigmas asociados a la gestión de las personas, que les permita gestionar los recursos bajo un enfoque de equilibrio costo-riesgo-beneficio.
Con mucha frecuencia en nuestros procesos de consultoría  en la industria escuchamos desde la alta dirección, frase como “Nuestro activo más valioso son las personas”. Y de hecho es posible contrastar esa afirmación cuando se diagnostica o audita toda la información pertinente a las personas alineada a los requerimiento (7.1 y 7.2) de la ISO 55001:2014 (Planes de formación, planes de carrera, planes de sucesión, planes de incentivos, roles y responsabilidades claramente definidos, etc), por otro lado esas mismas organizaciones han invertido una cantidad significativa de recursos en sus sistemas de información (ERP, EAM, CMMs). Sin embargo, los resultados que está obteniendo no son los deseados en términos de productividad, rentabilidad, disponibilidad y confiabilidad.
Es aquí donde cabe la siguiente pregunta.
¿Por qué no se obtienen los resultados esperados? ¿Qué hace falta?
Es muy probable que la respuesta a esta pregunta sin ahondar en las particularidades de cada organización se encuentre en lo que podríamos llamar el puente entre las personas y los sistemas, estamos hablando del canal de comunicación e interacción entre ambos, del hilo conductor que permite traducir objetivos organizacionales en planes de acción, es decir estamos hablando de los procesos.
La figura 1. muestra  los 3 elemento que según (Campbell. et al., 2011) define como los elementos vinculante de influencia directa en la trasformación del negocio:
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Figura 1. Elementos vinculantes en la transformación de los negocios
Para lograr una adecuada integración de los elementos descrito en la figura 1, existen algunos característica que los equipos de trabajo deben satisfacer los cuales describimos brevemente a continuación.
  • Los equipos de trabajo de cada área habilitadora deben generar sus propios procesos.
La práctica ha demostrado que las personas demuestran compromiso cuando se siente tomando en cuenta, para ello involucrar a los miembros del equipo en el diseño, construcción, implementación y mejora de sus procesos es un elemento que la organización debe gestionar para garantizar la fluidez y operatividad de los mismos, esta breve descripción está asociada a 3 requerimientos de las ISO 55001:2014
7.3 Toma de Conciencia
7.5 Requerimientos de información
7.6 Información Documentada
Por otro lado nos encontramos con las experiencias de organizaciones que desarrollan un sistema documental, utilizando como excusa cumplir con los requerimientos de la ISO 9001, cuyos procesos han sido desarrollado por personas ajenas a la organización, lo que genera una inoperatividad del mismo, y la resistencia de los usuarios a la aplicación de estos .
  • Simplificación y agilidad de los procesos implementados
 
Muchas organizaciones comente el error de soportar sus operaciones en documentar sus procesos mediante recetas que han dado resultado en otras industrias, si bien es cierto que esto solo puede tomarse como una referencia, también es cierto que cada organización tiene su vida propia, por lo que los equipos de trabajos que desarrollan estos procesos deben garantizar la mayor simplicidad y adecuación al contexto al contexto operacional, de tal manera que estos se conviertan en el puente de conexión entre las personas y los sistemas (TI), asociado al requerimiento:
7.6 Información Documentada
  • Enfocados en la mejora continua como parte de la cultura organizacional
Actualmente es una necesidad que las personas dentro de una organización apalanquen la mejora continua de los procesos tal como lo plantea el requerimiento 10.3 de la Norma ISO 55001:2014. Mejora Continua, y aquí es necesario puntualizar que no podemos ver la mejora continua solamente como procesos de auditoria, en este sentido la auditoria es una herramienta muy válida y necesaria para revisar los niveles de cumplimiento, sin embargo se hace necesario invertir en el desarrollo de sistemas y procesos funcionales, por lo que para ello, la información que se genera como resultado del seguimiento y la medición del desempeño son factor fundamentales tal como lo establece el requerimiento 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. ISO 55001:2014.
En este punto es necesario fomentar en las personas el compromiso y la importancia del adecuado uso de los indicadores del desempeño de los activos en la consecución de los resultados organizacionales, tal como lo compartimos en nuestro post anterior, disponible en: https://www.linkedin.com/pulse/por-qu%C3%A9-medir-el-desempe%C3%B1o-del-sistema-de-gesti%C3%B3n-2-l%C3%A1rez-cmrp?trk=mp-author-card
  • Potenciar las capacidades de las personas
En este punto realizaremos énfasis en tres aspectos relacionado con las personas y las organizaciones (El liderazgo, los cambios organizacionales y la gestión de las personas). Por un lado si entendemos que el liderazgo es el proceso por el cual una persona tiene la capacidad para influir y motivar a sus seguidores de modo que contribuyan al logro de los objetivos establecidos y al éxito de los proyectos organizacionales (House, Javidan, Hanges, & Dorfman, 2002). Las organizaciones tienen la responsabilidad de potenciar estas capacidades tal como los establece la norma ISO 55001:2014 en los requerimientos:
5.1 Liderazgo y Compromiso
7.2 Competencias
Visto desde este enfoque el compromiso y la motivación de los empleados es una fuente de valor competitivo. Sin embargo, el compromiso y la motivación no son las únicas condiciones para lograr un desempeño organizacional satisfactorio.
A continuación una relación de causalidad entre los componentes (Gerhart, 2003), citados por Whetten y Cameron, (2005).
Desempeño = Habilidad * Motivación
Habilidad = Aptitud (Innata) * formación * Recurso Motivación = Deseo * Compromiso
Los estudios han demostrado que una alta habilidad con baja motivación lleva a un mal desempeño, al igual que la escasa habilidad, a pesar de que se cuente con alta motivación.
Por otro lado si entendemos los cambio como una modificación ocurrida  en  el  entorno  del  trabajo,  que representan un  aspecto  importante  en  la  innovación  de  las organizaciones  y  en  su  capacidad  de  adaptación para responder a las diferentes transformaciones del medio  ambiente  interno  y  externo  (Armenakis  y  Mossholder,  1993), en este sentido la organización necesita promover y fomentar la capacidad de adaptación para sortear las diferentes circunstancia a las que se encuentran sometidas.
Por último existen algunos rasgos del liderazgo, en este punto que son necesarios potencia dentro de la organización para apalancar la capacidad de las personas dentro de la organización.
  • Predicar con el ejemplo.
  • Involucrar a las personas en los procesos, de modo tal que comprendan el impacto de sus acciones el desempeño de los activos.
  • Asegurar que las personas entienden los fundamentos de la gestión de activos.
  • Convertirse en protagonista del diseño, desarrollo e implementación de los procesos y no ser un actor de reparto.
  • Fomentar el entendimiento y la comprensión de la información y los datos generados a través de una eficaz medición del desempeño.
Todos estos elementos son fundamentales para entender la pregunta inicial de este post, para ello la figura 2, muestra la cultura de la empresa y su gente en la adopción de los nuevos procesos y tecnología
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Figura 2. La cultura de la organización y su gente en la adopción de los nuevos procesos y tecnología; Campbell; 2011. Adaptación propia)
 significa conseguir todas estas actividades correctas, y  a menudo ver evidencia de que es la capa de proceso que sufre. He identificado las siguientes cuatro características para ayudar en el desarrollo de procesos adecuados en relación con la tecnología, los datos y el liderazgo con el fin de obtener los mejores resultados posibles a partir de sus personas y sistemas.
La implementación de una solución CMMS y EAM tiene muchas consideraciones que deben ser gestionados de forma simultánea, si el éxito de cualquier solución de implementación tecnológica debe garantizarse. El típico triángulo de la transformación del negocio de cualquier estrategia de aplicación abarca, las preocupaciones de los procesos, la tecnología y las personas. Sin embargo, las cuestiones importantes del liderazgo , la formación, y la seguridad deben ser incluidos para apoyarlos. Una vez que todos estos están en su lugar y se gestionan, una última preocupación sigue siendo, que puede tener un impacto importante en el éxito,  la cultura de la corporación y de su gente en la adopción de los nuevos procesos y tecnología.

2 comentarios en “Construyendo equipos de trabajo para potenciar los procesos de implementación de la gestión de los activos según ISO 55001:2014

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