El Outsourcing como estrategia para optimizar y rentabilizar el mantenimiento de los activos industriales

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La alta competitividad de los mercados y las continuas fluctuaciones económicas ha contribuido  a que las industrias busquen nuevos enfoques para mantener o desarrollar ventajas competitivas en sus procesos, de tal manera que le permita obtener mayores márgenes de rentabilidad. El Outsourcing para el mantenimiento de los activos o equipos de una planta industrial puede ser un enfoque o una de las mejores opciones disponibles. La subcontratación se centra en dos visiones estratégicas de desarrollar ventajas competitiva para la industria: por un lado, permite concentrar los recursos, el esfuerzo y las inversiones en gestión medular del negocio, core business o actividad principal; y por otro lado externalizar todas las actividades asociadas al mantenimiento de los activos o equipos, facilita su gestión y garantiza la continuidad operacional, dado que muchas organizaciones no disponen de la capacidad para ello.
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La estrategia de subcontratación del mantenimiento permite a las empresas maximizar la rentabilidad de sus recursos internos; mantener y desarrollar las competencias primarias como una forma de potenciar sus fortalezas de negocio para protegerse de los competidores actuales y futuros; esto les permite hacer pleno uso de las capacidades externas, en función a la innovación, inversión, prestación de servicio, la calidad y optimizar el costo para los clientes.

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Es un proceso normal que muchas organizaciones subcontraten el mantenimiento muy específico y altamente especializados de algunos activos, sin embargo cada vez más organizaciones se suman a implementar estrategias de outsourcing de todo el sistema para gestionar el mantenimiento de la organización, lo cual puede llegar a incluir (planificación, programación, ejecución así como el control, análisis y seguimiento). Tal como afirma (Campbell, 2006) muchas plantas de procesamiento petroquímico externalizan todos sus equipos y el mantenimiento de sus instalaciones, otras operaciones encuentran práctico subcontratar aspectos particularmente especializado o de alto riegos para las operaciones. Sin embargo, incluso antes de que se tomen medidas serias hacia la externalización, es importante desarrollar un plan global. Este plan debe considerar el apoyo de la alta dirección y el total involucramiento de las personas más afectadas por el mismo.
¿Qué preguntas debe responder una empresa antes de contratar el mantenimiento de sus activos?
Si bien es cierto que el outsourcing busca reducir y optimizar costos, liberar capital y mejorar la calidad y el servicio, también es cierto que esta estrategia no debe ser vista como la solución mágica a todos los problemas, dado que para ello Inicialmente, es fundamentalmente crítico evaluar las circunstancias de la organización. Por lo que se recomienda dar respuestas a las siguientes pregunta:
¿Se cuenta en el mercado con empresas de servicio capaces de satisfacer las necesidades o requerimiento de mantenimiento de los equipos de la organización?
¿Al contratar el mantenimiento de los equipos de la organización se logra un adecuado equilibrio entre costos – riesgos – beneficios?
¿Es factible medir el desempeño de la gestión de los servicios de mantenimiento que se contratan?
¿La actividad o servicio de mantenimiento existente carece de eficiencia y presenta oportunidades o pérdidas que son difíciles de resolver con personal propio?
¿Está claramente definida la estructura básica de las actividades de mantenimiento, tal como lo establece el requerimiento 8.3 de la norma UNE-ISO 55001,2015?
¿El proceso de outsourcing identificará los términos y condiciones bajo los cuales las actividades de mantenimiento subcontratado proporcionan una mejor combinación de servicio, calidad y costo, que si se realiza en la empresa?
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Los beneficios de contratar un Outsourcing para el mantenimiento de los activos de la organización.
Al igual que cualquier otra estrategia o iniciativa de mejora, hay una serie de beneficios y riesgos asociados con la subcontratación del servicio del mantenimiento. Dependen, entre otras cosas, del tipo de industria, del perfil de la organización y su capacidad para llevar a cabo el proceso de externalización con éxito.
Los beneficios son muchos y, no es de extrañar, están relacionados con la calidad de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Algunos beneficios obtenidos por las organizaciones incluyen:
  • La organización no se limita a sus propias capacidades; Puede aprovechar una corriente de nuevas ideas y potenciales de mejora que no podría generar.
  • Cada proveedor puede tener más profundidad de personal y conocimientos técnicos sofisticados sobre su área específica y también soportar capacidades más especializadas.
  • Los contratistas pueden tener equipo de profesionales más especializado para realizar el servicio. Esto puede permitir a la organización aprovechar mayores competencias y capacidades, así como mejor calidad y servicio a un precio más óptimos (Karim y Ahmadi, 2015).
  • Los contratistas podrían disponer de prácticas y estándares de calidad superior a los previsto dentro de la organización.
  • La externalización puede proporcionar a la organización una mayor flexibilidad, especialmente en el mantenimiento de las nuevas tecnologías en rápido desarrollo.
  • A menudo se puede lograr una mayor productividad con los empleados de las empresas contratistas. Estos empleados pueden ver y aprovechar las oportunidades de promoción dentro de sus puestos de trabajo, dado que su gestión es parte de las actividades principales del negocio de empresa de outsourcing.
  • A diferencia de los expertos internos, las fuentes externas no requieren un tiempo prolongado para acelerar un nuevo concepto. Son contratados porque ya poseen conocimiento y experiencia. Los recursos externos tienen habilidades que algunas empresas encuentran difíciles de desarrollar internamente.
  • La empresa contratista debe garantizar un equipo de profesionales competentes y permanente por lo tanto tienen la oportunidad de mejorar sus habilidades. A largo plazo, esta transferencia de conocimientos mejorará la calidad del trabajo realizado por el personal permanente.
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Algunos riesgos necesarios de gestionar dentro del Outsorcing
Mediante la externalización de las actividades del mantenimiento se logran crean grandes crear oportunidades de mejora y una gran optimización de los recursos disponible, pero también es importante considerar los riesgos asociados a este proceso tal como lo establece la UNE-ISO 55001,2015, en su requerimiento 8.3 (Contrato a tercero). Según (Hassanain, 2015) los principales riesgos para la administración de la organización pueden resumirse en tres puntos:
(1) Pérdida de habilidades críticas o desarrollo de habilidades incorrectas. Por ejemplo, las empresas que han subcontratado las actividades de mantenimiento pueden encontrar posteriormente, que el subcontratista es incapaz o poco competente  para cumplir con las expectativas. Desafortunadamente, la organización puede haber perdido las habilidades que necesitaba para realizar las actividades de mantenimiento necesarias. Por lo tanto, es importante entender las capacidades dentro del mercado para llevar a cabo estas actividades.
(2) Pérdida de la comunicación interfuncional. La comunicación entre personas calificadas en diferentes departamentos puede ser inicialmente socavada por la subcontratación a medida que las líneas tradicionales de comunicación se entrelazan. Además, se puede reducir el potencial de competencia cruzada, con una posible pérdida de flexibilidad.
(3) Pérdida de control sobre un proveedor. Un subcontratista, después de desarrollar su experiencia con el apoyo de la organización, puede tratar de proporcionar sus conocimientos a los competidores. Es evidente que la empresa debe garantizar que la reputación de la empresa contratista sea lo suficientemente sólida y que el contrato ofrezca beneficios satisfactorios y condicionamientos claros para fomentar una relación ganar – ganar. La organización debe asegurarse de que el contratista dipone de un equipo profesional con las competencias necesarias requeridas.
Para culminar podemos asegurar desde la base de nuestra experiencia en la industria, que el outsourcing sigue siendo una estrategia que permite a las organizaciones intensiva en activos lograr rentabilizar las acciones que se realizan sobre estos, para contribuir con el logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Quedamos expectantes a sus comentarios!
Alexis Lárez, Ing. MSc
Director Principal A3 Consulting & Training
Referencias Bibliográficas
Campbel, J. 2016. Outsourcing in maintenance management. Journal of Quality in Maintenance Engineering. Emerald Insight.
D.N.P. Murthy, M.R. Karim, A. Ahmadi. 2015. Data management in maintenance outsourcing. Reliability Engineering & System Safety 142, 100-110.
Mohammad A. Hassanain. Department of Architectural Engineering, King Fahd University of Petroleum and Minerals, Dhahran, Saudi Arabia Sadi Assaf Department of Architectural Engineering, Dhahran, Saudi Arabia . 2015. A multi-criteria decision making model for outsourcing maintenance services. Facilities 33:3/4, 229-244.
UNE-ISO 55001:2015. Gestión de Activos. Sistema de gestión de activos. Requerimientos. AENOR.2015. Madrid.

2 comentarios en “El Outsourcing como estrategia para optimizar y rentabilizar el mantenimiento de los activos industriales

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