Importancia de diagnosticar el trabajo de mantenimiento acumulado. Autor: Robinson Medina

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1.- INTRODUCCION
En épocas  de crisis económicas como las actuales, uno de las primeras decisiones gerenciales que se toman es bajar el nivel de gasto de mantenimiento, esto es muy común y como ejemplo de nuestro día a día, lo vivimos en nuestro hogar y nuestro vehiculo cuando el presupuesto de ingresos familiares no cubre el presupuesto de gastos mensuales.
El termino  “Backlog” es utilizado en Latinoamérica para referirse al trabajo de mantenimiento acumulado o no ejecutado.
A nivel industrial la decisión de no ejecutar las acciones de mantenimiento necesarias deben ser analizadas desde dos puntos de vistas en función de sus consecuencias.
En primera instancia en las empresas que tienen personal de mantenimiento propio y que aplican estas políticas restrictivas, se produce un fenómeno particular que no es tenido en cuenta porque no produce un gasto visible pero es una amenaza potencial; me refiero al “Factor Olvido” o pérdida de habilidad para realizar las reparaciones.  El concepto de las curvas de aprendizaje, llamadas también curvas de experiencia, se fundamenta en la premisa de que las organizaciones o las personas hacen mejor sus procesos a medida que éstos se repiten, dando como resultado una ganancia en destreza o eficiencia.
18. 1 curva olvido
Figura 1.- Curva de Olvido (1)
En la figura 1, podemos observar como disminuye el porcentaje de información retenida a medida que transcurre el tiempo, esta curva también podemos analizarla como que las personas retienen mayor la información y destreza en su trabajo a medida que las unidades de tiempo en que las practica son mas frecuentes o menores, en tal sentido que la probabilidad de incorporar fallas durante la ejecución del mantenimiento es muy baja.
Como recomendación para evitar este tipo de problemas la gerencia debe tomar en cuenta antes de restringir la ejecución de actividades de mantenimiento los siguientes aspectos:
  • A aplicar las Normas ISO 9000, estandarizando los procedimientos  de mantenimiento preventivo y correctivo y registrando los mismos para su posterior uso y consulta.
  • Llevar un Historial de Fallas de cada equipo, instando al personal a llenar minuciosamente al mismo para que en el futuro no se deba depender de la buena memoria de algún miembro del grupo de mantenimiento.
  • Desarrollar un programa de capacitación y recalificación del personal técnico es muy importante para mantener la habilidad del personal, pero el mejor resultado se logra en la práctica que proporciona el trabajo diario de mantenimiento. (1)
Por otro lado  el dejar de ejecutar una acción de mantenimiento genera un incremento en la tasa de deterioro del equipo lo que  provoca que se comprometa la disponibilidad operativa del componente y en  algún momento se vuelve crítico obligando a realizar costosas reparaciones de emergencia o la reposición de los bienes deteriorados.
Según la experiencia la acumulación de trabajo de mantenimiento  no se entiende única y exclusivamente al trabajo programado  no ejecutado en su Totalidad, sino que también hace referencia al trabajo incompleto o hecho a medias (mientras tanto, mientras hay una parada, mientras aguante).
Cuando asumimos una política de mantenimiento de dejar de hacer, muy pocas veces nos preguntamos ¿cuánto tiempo tardaré en ejecutar todo el trabajo que se acumuló?, ¿Cuánto cuesta el trabajo que tenemos pendiente?, ¿Es suficiente el personal con que cuento para lograr ponerme al día con las labores pendientes?, estas preguntas pueden generar un gran dolor de cabeza y por ello, muchas veces las omitimos y no se genera el indicador planteado a nivel mundial como trabajo acumulado (“Backlog”).
2.- CUANTIFICANDO EL TRABAJO ACUMULADO
La cuantificación y Diagnostico del Mantenimiento acumulado o Backlog, se debe llevará a cabo en primera instancia con la revisión del historial de mantenimiento con que se cuente esto en paralelo con la conformación de un equipo natural de trabajo integrado por personal clave de la organización, (Figura 2) que permita efectuar un análisis completo de la acumulación de trabajo no realizado en su totalidad y que no este reflejado en el histórico de mantenimiento de la planta, también hace referencia al trabajo incompleto o hecho a medias, es importante la incorporación al equipo natural de trabajo al personal de Seguridad ya que  ellos pueden ver situaciones o condiciones inseguras que pueden haber sido derivadas de falta de mantenimiento de un equipo.
18.2 equipo
Figura 2. Especialistas que conforman el equipo natural de trabajo
Esto adicionalmente permitirá definir el nivel de actividades necesarias para actualizar la gestión de mantenimiento, así como un listado jerarquizado de tareas pendientes y los impactos de no ejecutarlas, con ello se generarán todas las estrategias de mantenimiento que sean necesarias para asegurar la continuidad operacional de la planta y con ello asegurar el cumplimiento de los compromisos de producción o metas establecidas.
El siguiente paso una vez definido el equipo de trabajo es la aplicación de entrevistas con el personal considerado clave dentro de la organización y que hallan sido participes de la historia del mantenimiento y operación de la planta, esto será fundamental para obtener la información histórica del mantenimiento que se dejo de hacer así como el mantenimiento que se efectúo “mientras tanto”. Es importante resaltar que todas las actividades de mantenimiento que surjan deben ser validadas en planta y registradas mediante informes técnicos y registros fotográficos. Esta acción permitirá la documentación del plan de recuperación y facilitara la programación para su ejecución de las actividades que surjan.

 

3.- ANÁLISIS DE RESULTADOS
De las entrevistas de trabajo que se efectúan surgirán  actividades de mantenimiento que deberán ser programadas y las  podemos clasificarlas en cuatro grandes grupos:
  • Grupo 1: Actividades de reposición de equipos, dichas actividades requieren la compra de equipos.
18.3 foto1
Foto 1: Obsérvese la ausencia de una bomba de respaldo
Todas las actividades Grupo 1 y Grupo 2 deberán ser analizadas conjuntamente con la Gerencia General, Gerencia de Operaciones, Compras .
  • Grupo 2: Actividades de reparación de equipos, dichas actividades requieren la reparación y/o reemplazo de equipos.
18.4 foto2
    Foto 2: Bomba  con necesidad empaque
  • Grupo 3: Actividades asociadas a orden y limpieza.
18.5 foto3
    Foto 3: Derrame de asfalto corregido que no fue recuperada la visual externa del tanque
  • Grupo 4: Actividades asociadas a mantenimiento preventivo no ejecutado.
18.6 foto4
   Foto 4: Rodamientos totalmente obstruidos por presencia de material sobrante no recuperado
Es importante resaltar que luego de identificar las actividades de backlog y previo a su ejecución debe desarrollarse un e análisis Costo – Beneficio que justifique la ejecución de hacer dichas actividades.
 
5.- RECOMENDACIONES
  1. El desarrollo del análisis del diagnostico del trabajo de mantenimiento acumulado implica el compromiso gerencial de ejecutar Todas las actividades generadas durante este ejercicio, es necesario la aplicación de herramientas de optimización costo riesgo a fin de jerarquizar la programación de su ejecución.
  1. La gerencia de Mantenimiento después de ejecutar el análisis costo beneficio deberá incorporar dichas actividades a la planificación de mantenimiento para su programación y ejecución.
  1. Las actividades asociadas al Grupo 3 Orden y Limpieza, requieren generalmente de un gran esfuerzo de ejecución por el nivel acumulación que este tipo de actividad puede llegar a generan en una planta,  de tal manera que se debe coordinar  con la unidad responsable de su ejecución la programación a corto plazo, para ello es necesario establecer la logística y recursos necesarios para asegurar una gestión eficiente que permita actualizar la gestiona cumulada y al mismo tiempo alinearse con los requisitos exigidos por las regulaciones ambientales asociadas a las actividades de disposición final de los desechos peligrosos. Para este tipo de actividades existe una metodología llamada las 5S´s, las cuales pueden resumirse como sigue: (2) (3)
  • SEIRI – ORGANIZACIÓN
Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
  • SEITON – ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  • SEISO – LIMPIEZA
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.
  • SEIKETSU – CONTROL VISUAL
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
  • SHITSUKE – SOSTENER
El sostenimiento consiste en establecer un nuevo “estatus quo” y una nueva serie de normas o estándares en la organización del área de trabajo.
  • SEQURITY – SEGURIDAD
La influencia de la Seguridad en la implantación de Programas de mejoramiento continuo es de gran relevancia por lo que en la evolución de esta metodología se ha agregado para convertirse en el programa de las 6S.
El programa de las 5S´s puede ser implementado en cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua.
  1. Las actividades Grupo 4 corresponden en su mayoría a actividades asociadas a mantenimiento preventivo no ejecutadas, las mismas deberán ser programadas para asegurar su ejecución a la brevedad posible.
6.- REFERENCIAS
  • Kozak Carlos Fabián; El costo oculto de postergar el mantenimiento: “El Factor Olvidado”; 2008
  • Garrapucho Gonzalez Maria; “Sistemas de Orden y Limpieza basado en las 5 S’s (C007). 2002.
  • Tabares Lauribel ;Administración Moderna de Mantenimiento
  • Juan Carlos Orrego Barrera, Backlog – Acumulación de Trabajo ; www.mantonline.com
AUTOR: Robinson Medina
                     Consultor Senior

3 comentarios en “Importancia de diagnosticar el trabajo de mantenimiento acumulado. Autor: Robinson Medina

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