¿Por qué medir el desempeño del Sistema de Gestión de Activos?

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Vamos a iniciar este post haciendo referencias a una célebre frase de Peter Druke. “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
En sentido quiero resalta las tres acciones a las que nos invita Peter Druck para mejorar el desempeño de la organización:

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Por lo que hablar de la medición del desempeño de los activos a estas altura de la evolución organizacional debe ser un elemento que debe fluir de forma natural. La importancia o el impacto de las mediciones radica en cómo utilizar los resultados para tomar las decisiones adecuadas y lograr implementar las acciones necesarias.
En este punto pasaremos a revisar las definiciones planteadas por algunas nomas internacionales referidas a los indicadores y la medición del desempeño de los activos.
Según la norma ISO 55000:2014, en su parágrafo:
2.5.3.7 Evaluación del desempeño, establece que la organización debe evaluar el desempeño de sus activos, de la gestión de sus activos y de su sistema de gestión de activos. Las medidas del desempeño pueden ser directas o indirectas, financieras o no financieras.
Frecuentemente, la evaluación del desempeño de activos es indirecta y compleja. La gestión eficaz de los datos de activos y la transformación de los datos en información (véase 2.5.3.5) es una clave para la medición del desempeño de activos. El seguimiento, el análisis y la evaluación de esta información debería ser un proceso continuo. Las evaluaciones del desempeño de activos deberían llevarse a cabo sobre los activos directamente gestionados por la organización y sobre los activos contratados a terceros.
El desempeño del sistema de gestión de activos debería evaluarse con respecto a los objetivos especialmente fijados para el sistema, (ya sea desde el comienzo o luego de evaluaciones anteriores). El propósito primario de la evaluación del sistema debería ser determinar si es eficaz y eficiente para apoyar la gestión de activos de la organización. Deberían utilizarse auditorías periódicas para evaluar el desempeño del sistema de gestión de activos, las que podrían complementarse con autoevaluaciones.
Si bien es cierta que la norma ISO 55000:2014, establece un marco de referencia, también es cierto que otras normas permiten aterrizar un poco más estas conceptualizaciones, y para ello vamos a referenciar a la UNE-EN-15341:2008, la cual establece los siguientes conceptos:
Indicador: Característica (Conjunto de característica) de un fenómeno medido, de acuerdo a una formula dada, que evalúa la evolución.
Cuadro de Mando: Conjunto de indicadores asociados consistentes y complementarios, que proporcionan información sintética y global.
Ahora bien, para llevar a cabo una adecuada gestión en la medición del desempeño, es necesario una serie de condiciones, entre las que podemos mencionar: dato coherente, consistente y confiable, análisis de alta calidad, presentación clara y convincente de la información, y un ambiente de trabajo receptivo. Cabe resaltar que los resultados de estas mediciones deben buscar ser un reflejo de los que según (Campbel y Jardine, 2011) reflejen la ecuación básica de negocios:
“El mantenimiento es un proceso de negocio que convierte insumos en productos utilizables
En sentido la norma UNE-EN 15341:2008 establece 3 niveles de indicadores para medir el  desempeño de los activos.
  • Indicadores Económicos
  • Indicadores Técnicos
  • Indicadores Organizacionales
Este primer escrito describe algunos aspectos generales asociado a la medición del desempeño.
 Barreras para una medición eficaz del desempeño
 En la práctica es normal que un gran porcentaje de las organizaciones, actualmente inviertan recursos en medir el resultado de las acciones que se implementan sobre los activos, sin embargo no es menos cierto que muchas de ellas se encuentran entrapadas en un bucle que los lleva solo a medir para presentar un informe a la dirección al finalizar el mes y cumplir con un requisito de su sistema de gestión.
Utilizar medidas de desempeño en cualquier organización debe propiciar y fomentar la implementación de acciones que apalanque la sostenibilidad de la mejora continua dentro de la organización.
Vamos a describir algunos de los elementos que hemos podido detectar en nuestros procesos de consultoría en la industria y que se convierte en barreras a la hora de gestionar de forma eficaz los procesos de medición del desempeño de los activos para las organizaciones:
  • Medir por moda o medir para mejorar
Muchas organizaciones comenten el error de desarrollar un sistema de indicadores que busca medir los resultados de cada acción o actividad que se lleva a cabo en la organización, perdiendo el norte de los objetivos. Por lo que se llegan a plantear medir hasta 50 kpi, solo porque la norma UNE-EN 15341:2008 hace referencia a más de 70 indicadores.
En este punto la orientación debe ir enfocada a medir los resultados asociada al logro de los objetivos planteados y por otro lado tener claridad en que los Kpi deben adecuarse al contexto de la organización y sus objetivos.
  • Alineación de los indicadores con los objetivos
Uno de los errores más frecuentes en este punto es que muchas organizaciones se olvidan que la medición debe estar asociada a los objetivos y no a las acciones para lograr los objetivos, por lo que una adecuada alineación le permitirá a los responsables de estos procesos gestionar de forma óptima la información necesaria.
Como parte esencial de la organización, el mantenimiento y la confiabilidad de los activos debe cumplir con los objetivos y la dirección general establecida por la empresa. Por lo que la información del mantenimiento y la confiabilidad juega un papel muy importante en la medición del desempeño de los activos y estos no pueden funcionar de forma aislada.
  • Confiabilidad de la información gestionada
Este es uno de los elementos que mayor impacto tiene a la hora de llevar a cabo la medición del desempeño de los activos, por un lado la cantidad de información que debe ser seleccionada para tomar la información y por otra lado la calidad de la misma, cuando se conjuga este elemento con el primero revisado, entonces suele producirse una mayor incertidumbre en los resultados que se obtienen.
Es aquí donde la organización entonces queda expuesta a obtener resultado que no se corresponde con la realidad (discrecional) dado que necesitan de mucho recursos para poder gestionar la cantidad de información y donde con frecuencia los responsables de manejar esta, acuden a la manipulación de los datos para cumplir con el informe solicitado por la dirección.
  • Toma de decisiones en base a los números
Otra importante barrera con la que se encuentra muchas organizaciones es que se encuentran absortas en la dinámica del día a día, por lo que muchas de ellas llegan a manejar un conjunto adecuados de indicadores sin embargo, estos no son utilizados para tomar decisiones que les permita sostener un proceso de mejora continua.
Todos estos elementos se convierten en factores de distorsión para que las organizaciones logren llevar a cabo un proceso adecuado en la medición del desempeño de los activos.
En el próximo post realizaremos una revisión de los indicadores de desempeño de los activos y del sistema de activos visto desde varias perspectiva,  Estratégicos, tácticos y operacional. (Económicos, técnicos y organizacionales).
Espero sus oportunos comentarios!

2 comentarios en “¿Por qué medir el desempeño del Sistema de Gestión de Activos?

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